Hier erklären wir Ihnen die wichtigsten Funktionen von Falcon, damit Ihnen die ersten Schritte so leicht wie möglich fallen.
Treten Sie Ihrem Falcon-Hub bei
Wenn Sie zu einem Falcon Hub hinzugefügt werden, erhalten Sie eine Einladungsmail mit einem Link über den Sie sich anmelden können. Folgen Sie dazu diesen einfachen Schritten:
Suchen Sie in Ihrem E-Mail-Postfach nach der Einladungsmail von Falcon. Moderne Mail-Provider wie Gmail stufen die E-Mail als "Benachrichtigung" ein.
Loggen Sie sich mit Ihrer bestätigten E-Mail Adresse und Ihrem zugeteilten Kennwort in Falcon ein.
Ändern Sie Ihr Kennwort anschließend in Ihrem Benutzerprofil.
Wenn Sie sich bequem und ohne erneute Eingabe des Passwortes anmelden wollen, setzen Sie im Login-Fenster den Haken bei "Angemeldet bleiben".
Natürlich kommt es manchmal vor, dass man ein Passwort dann doch wieder vergisst. Aber das ist kein Problem. Wenn Sie sich via https://app.nordantech.com/ einloggen wollen, haben Sie über den Link "Passwort vergessen?" (unten rechts im Log-In-Fenster) die Möglichkeit, Ihr Passwort jederzeit zurückzusetzen.
Erstellen Sie Ihr Benutzerprofil
Natürlich können Sie auch Ihr persönliches Benutzerprofil verwalten. Über einen Klick auf Ihre Initialen links unten im Fenster gelangen Sie zu Ihrem Benutzerkonto, in dem Sie Angaben zu Ihrer Person machen, Ihr Kennwort ändern sowie zwischen englischer und deutscher Sprachen wählen können. Außerdem können Sie hier wichtige Sicherheitseinstellungen vornehmen, wie zum Beispiel die Aktivierung der Multi-Faktor-Authentifizierung.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Benutzerprofil
Das ganze Projekt auf einen Blick
Mit Falcon wollen wir Ihnen einen einfachen Überblick zu Ihren Projekten geben. Dazu dient in erster Linie Ihr persönliches Dashboard. Aus diesem geht hervor, wie es um Ihre Projekte steht und was Sie an Aufgaben geplant haben. Mehr dazu erfahren Sie in der Kategorie "Ihr Dashboard" und weiter unten in diesem Text.
Mit einem Klick auf den Schriftzug "Falcon" ganz oben in der Mitte, gelangen Sie zum eigentlichen Projekt. Zunächst wird Ihnen sicherlich der Projektbaum auffallen. Im Projektbaum gibt es vier Ebenen:
Ebene 1: Programm
Ebene 2: Projekt
Ebene 3: Maßnahmenpakete
Ebene 4: Maßnahmen
Projekte werden zu sogenannten "Programmen" zusammengefasst. In Falcon wird in erster Linie auf der Ebene der Maßnahmen gearbeitet. Projekte und Maßnahmenpakete dienen der Aggregation. Über die kleinen Plus- und Minus-Symbole im Baum klappen Sie das Projekt beliebig auf und zu. Per Mausklick wählen Sie eine gewünschte Ebene aus.
Für Maßnahmen, die mit einem Stern-Symbol gekennzeichnet sind, tragen Sie ganzheitliche Verantwortung. Ordner-Symbole teilen Ihnen Verantwortlichkeiten für einzelne Aktivitäten innerhalb einer Maßnahme zu.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Projektstruktur
Das Ampelsystem verstehen: Grün, Gelb & Rot
Das Ampelsystem gibt Aufschluss über den Projektfortschritt. Dabei steht die rechte Ampel für die Effekte und die linke Ampel für den Aktivitätenfortschritt.
"Rot" bedeutet stark verzögert
"Gelb" bedeutet leicht verzögert
"Grün" bedeutet, die Elemente liegen im Plan
Wann etwas in Ihrem Projekt die Farbe wechselt, hängt von den gewählten Einstellungen ab. Fragen Sie Ihr PMO bzw. Ihren Projekt-Administrator. Denn nur User mit Administratorenrechten können die Ampelgrenzen festlegen.
Hier finden Sie weitere Informationen zur Ampel
Das Dashboard
Nach dem Login sehen Sie zuerst Ihr persönliches Dashboard. Alternativ können Sie dieses auch über die Schaltfläche ganz links oben in Falcon erreichen.
Dieses beinhaltet:
Ihren persönlichen Effekte-Verlauf: Hier wird zwischen Plan- und Ist-Effekten unterschieden und Effekte werden aus Maßnahmen aggregiert, an denen Sie beteiligt sind und/oder für die Sie sich verantwortlich zeichnen.
Ein Säulendiagramm mit Informationen zu Ihren Aktivitäten: Sie können sich anzeigen lassen, wie viele von Ihren Aktivitäten verspätet sind und wie viele in den nächsten 30 Tagen planmäßig beginnen und enden sollen.
Ihre persönliche Effekte- und Aktivitäten-Darstellung: Diese zeigen Ergebnis und Erreichungsgrad der Effekte oder Aktivitäten für alle Maßnahmen für die Sie ganzheitlich verantwortlich sind und daneben für alle Maßnahmen an denen Sie beteiligt sind.
Mouseover: Wenn Sie mit der Maus länger über einem Element bleiben, werden in Falcon an vielen Stellen weitere Informationen und Hinweise angezeigt, so auch bei den Ampeln. Außerdem können Sie ihre Dashboard-Widgets durch Drag and Drop individuell gestalten.
Ihre Aufgaben
Vielleicht das wichtigste Element für Maßnahmenverantwortliche in Falcon ist Ihr persönlicher Zeitplan. Dieser stellt eine Übersicht zu Ihren Aufgaben dar. Dieser ist so hilfreich, weil Sie hier eine Liste aller Aufgaben (in Falcon: Aktivitäten), für die Sie verantwortlich sind sehen, unabhängig davon in welcher Maßnahme/Projekt diese liegen. So können Sie sich einen schnellen Überblick zu den aktuellen Themen verschaffen und diese sogar direkt aktualisieren und abhaken, ohne sich durch die Maßnahmen zu klicken. Denn Ihre Zeit ist wertvoll und wir versuchen somit Ihre Zeit im Tool zu minimieren. Grade direkt nach dem Login lohnt sich der Blick auf "Ihre Aufgaben". Sie finden Ihre Aufgaben im Bereich des Dashboards. Diesen können Sie individuell verwalten:
Sortieren Sie nach Belieben durch einen Klick auf eine gewünschte Spalte.
Filtern Sie die Spalte Status nach Aufgaben, die noch ausstehend sind (Offen).
Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben und haken Sie Erledigtes ab!
Springen Sie zur Aktivität indem Sie auf die Maßnahme am Ende der Spalte klicken!
Beginnen Sie die Projektarbeit
Aktivitäten verwalten
Jede Maßnahme hat ihren eigenen Zeitplan. Der Zeitplan zeigt Ihnen, wer zu welcher Zeit welche Aufgabe erledigt. Falcon unterscheidet dabei den geplanten Zeitplan (die Spalten "Start (Plan)" und "Ende (Plan)") und den tatsächlichen Zeitplan (die Spalten "Start (Ist/Prognose)" und "Ende (Ist/Prognose)"). Den Plan verwalten ausschließlich Projektleiter und Administratoren.
Sie hingegen können auf Maßnahmenebene in den sog. Ist-Spalten (rechts) angeben, wann Sie die Ihnen zugeordneten Aktivitäten vermutlich durchführen werden und ob Sie bereits eine Aktivität gestartet bzw. abgeschlossen haben. Um eine Aktivität als abgeschlossen zu markieren, setzen Sie ganz einfach einen Haken. Den Rest - insbesondere das Eintragen des tagesaktuellen Datums - übernimmt Falcon für Sie.
Als Maßnahmenverantwortlicher können Sie auch neue Aktivitäten anlegen: Klicken Sie einfach auf das Plus-Symbol oberhalb des Zeitplans einer Maßnahme und beschreiben Sie in der neuen Zeile eine Aktivität. Geben Sie direkt Start- und End-Termin in den Ist/Prognose-Spalten mit an, um eine aussagekräftige Planung anzustoßen. Der Projekt Administrator kann im nächsten Schritt die Aktivität festschreiben, indem er sie in den Plan überführt.
Hier finden Sie weitere Informationen zu Aktivitäten & Zeitplan
Effekte verwalten
Neben dem Zeitplan haben Sie in Falcon die Möglichkeit Budgets zu tracken. Dazu steht Ihnen der Bereich "Effekte" auf jedem Baum-Element zur Verfügung. Allerdings können Sie Eingaben nur auf Maßnahmen-Ebene vornehmen.
Ihre Projektleiter und -administratoren bestimmen, wie Ihre jeweilige Tabelle aussieht. Die hier dargestellte Tabelle im Bereich Effekte gliedert sich z.B. in die Bereiche:
GuV.
Bilanz/Cash.
KPIs.
Hinzu kommen die Gesamt-Spalte - eine Aggregation aller zeitlich eingetragenen Effekte - und die Perioden-Spalten. Das Effekte-Raster gliedert sich in Planwerte, Ist-Werte und das Delta. Möchten Sie etwas eintragen, machen Sie das in der gewünschten Zelle unter "Ist". Falcon speichert übrigens automatisch für Sie und berechnet direkt ein Delta, dass auch eine Ampel in der Gesamt-Spalte erzeugt.
Hier finden Sie weitere Informationen zu den Effekten
Status
In regelmäßigen Zyklen werden insbesondere die Maßnahmenverantwortlichen angehalten, zu Ihren Maßnahmen einen neuen Statusbericht anzulegen. Sie können Ihrem Statusbericht einen Titel geben und dann über Fortschritte, Risiken und Entscheidungsbedarfe berichtet. Statusberichte sind besonders fürs Reporting wichtig und werden häufig mit dem Maßnahmenfortschritt berichtet. Stellen Sie also sicher, dass hier jederzeit ein aktuelles Bild Ihrer Maßnahme angezeigt wird.
Navigieren Sie in einer Maßnahme zum Tab Status und machen Sie sich mit der Übersicht vertraut.
Legen Sie nun einen eigenen Statusbericht an. Dazu klicken Sie auf das Plus-Symbol über dem ersten Statusbericht. Hier können Sie mittels der Zusatzfelder speziell auf Risiken eingehen und Entscheidungen festhalten.
Hinweis: Sie haben die Möglichkeit, besonders wichtige oder kritische Berichte zu markieren. Setzen Sie dafür den Haken bei als wichtig markieren. Der Status wird nun durch eine rote Flagge gekennzeichnet, welche sich durch den gesamten Projektbaum widerspiegelt. So können Sie sich schnell dem PMO mitteilen. Wird der Status vom PMO gesichtet und gelöst, verschwindet die Flagge wieder aus dem Projektbaum.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Status
Hub-Wechsel
Sind Sie Mitglied von mehr als einer Falcon-Umgebung (sog. "Hub"), können Sie Ihren Hub & damit die verbundene Projektlandschaft ganz einfach über das Planetensymbol in der linken Sidebar wechseln.
Klicken Sie auf das Symbol und wählen Sie dort den gewünschten Hub aus oder schauen Sie sich in der Hub-Verwaltung um. Von dort aus können Sie übrigens auch direkt neue Hubs erstellen!
Hier finden Sie weitere Informationen zum Hub Manager
Support
Für FALCON gibt es mehrere Support-Wege, über die Sie schnell und unkompliziert Hilfe erhalten können. Wählen Sie den Weg, der Ihnen am liebsten ist:
Unten links befindet sich ein Fragezeichen, mit dem sich ein Support-Chat öffnen lässt. Hier erhalten Sie direkte, persönliche Hilfe von unseren Customer Success mitarbeitern. KEIN Chat-Bot und wir antworten in der Regel in unter einer Minute. Probieren Sie es aus!
Sie können hier auch eigenständig nach Hilfe suchen und landen somit in unserem Help-Center, in dem es zu allen Funktionen in Falcon kurze Artikel mit Screenshots und Videos gibt. Sie erreichen das Help-Center auch über support.nordantech.com
Letztlich freuen wir uns auch über Email-Anfragen an support@nordantech.com