Falcon in 10 Minuten erklärt
Die Projektportfoliomanagement Software Falcon hilft Ihnen, Strategien und Transformationen nachhaltig umzusetzen. Hierbei unterstützt Sie Falcon insbesondere durch 3 Kernelemente:
Ihr Projektgeschehen wird einfach und intuitiv in einem Projektbaum dargestellt.
Tracken Sie den Fortschritt Ihrer Projekte anhand von 2 zentralen Dimensionen: Zeit & Effekte.
Der Fortschritt wird mittels einer sofort verständlichen Ampel-Logik visualisiert.
Der Projektbaum: Das ganze Vorhaben auf einen Blick
Falcon zeigt alle Ihre strategischen Initiativen, Maßnahmen und Projekte übersichtlich in einer Baumstruktur an. Dabei hat der Projektbaum folgende vier Ebenen:
Ebene 1: Programm
Ebene 2: Projekt
Ebene 3: Maßnahmenpakete.
Ebene 4: Maßnahmen.
In Falcon wird in erster Linie auf der tiefsten Ebene - der Maßnahme - "gearbeitet". Das bedeutet, dass in dieser Ebene alle Details zu Zeitplänen und Effekten oder Statusberichte eintragen werden. Projekte und Maßnahmenpakete dienen in diesem Zusammenhang "nur" der Aggregation der darunterliegenden Ebenen, sodass Sie alle Informationen schnell finden und einsehen können.
Navigieren können Sie in Falcon ganz einfach - klicken Sie doch z.B. auf ein Element in Ihrem Projektbaum! Jedes Element umfasst neben dem Profil auch ein Zeitplan-, Prozess, Effekte-, Status- und ein Dateien-Tab.
Dashboard: Ihr kompletter Arbeitsfortschritt auf einen Blick
Neben Ihrem persönlichen Zeitplan, können Sie den Fortschritt des Projekts auch in Ihrem Dashboard einsehen. Das Dashboard lässt sich über das Dashboard-Symbol ganz oben links ansteuern. Hier wird Ihnen folgendes angezeigt:
Ihr persönlicher Effekte-Verlauf: Effekte werden aus Maßnahmen aggregiert, an denen Sie beteiligt sind und/oder für die Sie als verantwortlich hinterlegt wurden. In der Darstellung wird zwischen Plan- und Ist/Prognose-Werten unterschieden.
Ein Säulendiagramm mit Informationen zu Ihren Aktivitäten: Sie können sich anzeigen lassen, wie viele von Ihren Aktivitäten verspätet sind und wie viele in den nächsten 30 Tagen planmäßig beginnen und enden sollen.
Ihre persönliche Effekte- und Aktivitäten Darstellung: Diese zeigen Ergebnis- und Erreichungsgrad der Effekte oder Aktivitäten für alle Maßnahmen, für die Sie ganzheitlich verantwortlich sind. Daneben werden auch Maßnahmen dargestellt, an denen Sie operativ beteiligt sind.
Das Ampelsystem: Transparenz und Nachvollziehbarkeit
In Falcon wird der Projektfortschritt mit einem Ampelsystem visualisiert. Im Projektbaum werden die Ampeln auf jeder Ebene angezeigt. Dabei steht die linke Ampel für den Aktivitätenfortschritt und die rechte Ampel für die Effekte.
"Grün" bedeutet alles läuft nach Plan
"Gelb" signalisiert leichte Abweichungen vom Plan
"Rot" signalisiert starke Abweichungen vom Plan
Ganz konkret wird hierbei das Delta bzw. eine Abweichung zwischen eingetragenem Plan-Wert (z.B. ein konkretes Datum für die Fertigstellung einer Aktivität oder ein definierter, zu erreichender €-Wert) und dem tatsächlich eingetretenen Ist-Wert berechnet und dargestellt. Wann genau eine Ampel in Ihrem Projekt die Farbe wechselt, hängt von den gewählten Einstellungen des Administrators ab.
Aktivitäten und Effekte: Die Kernessenz Falcons
In Falcon hat jede Maßnahme ihren eigenen Zeitplan mit zugehörigen Aktivitäten. Aktivitäten können auf Maßnahmenebene ganz einfach über das Plus-Symbol angelegt werden. Der Zeitplan zeigt Ihnen kurz gesagt, wer aus dem Projektteam zu welchem Zeitpunkt welche Aufgabe erledigt. Dabei unterscheidet Falcon zwischen geplanten Werten (das sind die Spalten "Start (Plan)" und "Ende (Plan)") und den tatsächlichen Werten (die Spalten "Start (Ist/Prognose)" und "Ende (Ist/Prognose)"). Diese Werte können natürlich vom ursprünglichen Plan abweichen, etwaige Differenzen werden dann gemäß Ampel-Logik evaluiert und visualisiert.
Achtung! Plan-Werte können nur von Projekt-Administratoren bearbeitet werden, operative Projektteilnehmer arbeiten in der Ist-Spalte.
Ähnlich wie beim Zeitplan, hat jede Maßnahme auch ihren eigenen Effektebereich. In Falcon besteht also die Möglichkeit €-Werte wie Budgets, Kosten und Umsatz oder auch andere KPIs wie z.B. Ausschussquote, Rüstzeit oder Liefertreue zu tracken. Hierfür ist der angesprochene Bereich "Effekte" in jedem Baum-Element gedacht. Auch wenn Sie die Effekte in den Aggregationsebenen (Programm, Projekt oder Paket) einsehen können, werden Eingaben nur auf Maßnahmen-Ebene vorgenommen.
Hinweis: Die dargestellten Effektlinien können individuell angepasst werden. Die Struktur wird in der Regel durch die Projekt-Administratoren bzw. das PMO-Team aufgebaut. Dieser Personenkreis kann also ganz konkret bestimmen, wie Ihr individuelles Projekt aussehen soll.
Zum besseren Verständnis können wir das folgende Beispiel betrachten:
Die hier dargestellte Effektstruktur setzt sich aus 3 Kategorien zusammen:
GuV
Bilanz/Cash
KPIs
Die einzelnen Kategorien beinhalten wiederum spezifische Linien wie z.B. Umsatz, Materialaufwand oder Ausschussquote. In der Effekt-Tabellenansicht sehen Sie neben einer Gesamtspalte (hier werden meist alle eingetragenen Effekte summiert dargestellt), auch einzelne Spalten für Ihre konkret gewählte Projektperiodik (z.B. Monate oder auch Quartale). Diese Effekte-Raster gliedern sich wiederum in Plan-Werte, Ist-Werte und das Delta. Administratoren arbeiten hierbei grundsätzlich in der Plan-Spalte, operative Projektteilnehmer tragen ihre Werte in der Ist-Spalte ein. Eintragungen speichert Falcon hier übrigens immer automatisch.
Ihre Aufgaben: Alle persönlichen Aktivitäten im Überblick
Um alle Ihre Aktivitäten sofort einsehen zu können, existiert in Falcon ein sehr wichtiges Element: Eine Liste mit Ihren Aufgaben. Aus dieser Übersicht können Sie schnell ableiten, welche Aufgaben anstehen, zu welcher Maßnahme diese gehören und ob diese schon gestartet sind bzw. bereits laufen.
Sie finden Ihre Aufgaben im Bereich des Dashboards.
Diesen können Sie individuell verwalten:
Sortieren Sie nach Belieben durch einen Klick auf eine gewünschte Spalte
Filtern Sie die Spalte Status nach Aufgaben, die noch ausstehend sind (Offen oder in Arbeit)
Sie können in allen Spalten Filtern, indem Sie die Maus in den Spaltentitel bewegen. Ein Dropdown erscheint, in dem Sie die Filterfunktion finden.
Bearbeiten Sie Ihre Aufgaben und haken Sie Erledigtes direkt hier ab
Aktualisieren Sie etwaige Prognose-Werte
Springen Sie über den blauen Link zur Maßnahme, um ggfs. weitere Aktivitäten Ihres Projektteams einzusehen