Treten Sie Ihrem Falcon-Hub bei
Falcon lädt Sie per E-Mail ein. Wie auch bei anderen Online-Services, können Sie sich ganz bequem direkt aus der Mail anmelden. Dazu führen Sie folgende Schritte aus:
Akzeptieren Sie eine E-Mail-Bestätigung.
Loggen Sie sich mit Ihrer bestätigten E-Mail Adresse und Ihrem zugeteilten Kennwort in Falcon ein.
Ändern Sie Ihr Kennwort anschließend in Ihrem Benutzerprofil.
Legen Sie Ihr erstes Projekt in Falcon an
Hub-Administratoren dürfen in Falcon neue Projekte hinzufügen (und natürlich auch wieder löschen). Dafür findet sich in Falcon oberhalb des Projektbaums ein Ordner-Symbol. Ein Klick öffnet den Projekt-Wizard. Hier können Sie zwischen beispielhaften Test-Projekten wählen oder aber ein benutzerdefiniertes Projekt anlegen.
Sie können in Ihrem Projektbaum den aktuellen Projektstand jederzeit einfrieren. Das heißt einzelne Baumelemente können dauerhaft und auch vorübergehend gesperrt werden. Alle bestehenden Benutzerrechte werden dadurch automatisch zu Leserechte reduziert. So können weiterhin alle die gesperrten Baumelemente einsehen, während Sie in Ruhe z.B. Analysen und Reports vorbereiten können ohne, dass sich Inhalten verändern können.
In diesem Artikel wird das Pausieren im Detail erklärt.
Nachdem Sie ein Projekt ausgewählt haben, können Sie in Falcon wichtige Parameter wie den Projektnamen und die Laufzeit einstellen. Auch die Periodik bestimmen Sie hier. Sie können von einer wöchentlichen bis hin zur einer jährlichen Darstellung alles wällen. Die meisten unserer Kunden wählen eine monatliche Darstellung aus. Mit einem Klick auf "Speichern" erscheint Ihr neues Projekt direkt im Baum. Alle Einstellungen sind auch nachträglich noch im Bereich "Profil" auf Ebene des Projekts anpassbar.
Erweitern Sie Ihren Projektbaum mit Maßnahmenpaketen und Maßnahmen
Nachdem Sie ein Projekt angelegt und definiert haben, können Sie den Projektbaum nach belieben anpassen. Wenn Sie z.B. ein Maßnahmenpaket anlegen wollen, wählen Sie das gewünschte Projekt im Baum aus und betätigen das Plus-Symbol. Ein neues Maßnahmenpaket erscheint. Möchten Sie eine Maßnahme anlegen, wählen Sie zunächst das gewünschte Maßnahmenpaket, in dem die neue Maßnahmen ihren Platz finden soll und betätigen wie gewohnt das Plus-Symbol. Sie können neue Maßnahmen, Pakete und Projekte natürlich auch umbenennen. Entweder direkt im Baum - dazu führen Sie ein Doppelklick auf das gewünschte Element im Baum aus - oder im jeweiligen Profil.
Übrigens, wenn Sie eine Maßnahme umhängen wollen, geht dies ganz einfach per Drag and Drop. Einfach die gewünschte Maßnahmen anklicken und gedrückt halten. Danach können Sie die Maßnahme in das gewünschte Paket verschieben.
HINWEIS
Sie können beliebig viele Baumelemente hinzufügen und jederzeit per Drag and Drop umstrukturieren.
Alles Wichtige zur Projektstruktur in Falcon finden Sie hier.
Zugriff einschränken vs. öffentlich machen
FALCON verfügt über ein mehrstufiges Rechtemanagement. Im Projektbaum des Rechte-Tabs in der Verwaltung wird durch Administratoren per Rechtsklick für jedes Baumelement eingestellt, ob es sich um ein öffentliches oder geschütztes Element handelt. Öffentliche Elemente sind für alle User bearbeitbar, geschützte Elemente nur für diejenigen, denen eine zugehörige Verantwortlichkeit zugewiesen wurde.
Laden Sie Ihr Projektteam ein
Als Hub-Administrator haben Sie die Möglichkeit, weitere Benutzer zum Projekt hinzuzufügen und deren Rechte und Verantwortungen zu verwalten. Dafür klicken Sie unten links in der Sidebar auf das Zahnrad-Symbol, um in die Hub-Verwaltung zu gelangen. Wählen sie nun den Tab "Benutzer" aus.
Über das Plus-Symbol oben links im Bereich "Benutzer" können Sie neue Benutzer hinzufügen. Es öffnet sich ein Eingabefenster, in dem Sie beliebig viele Personen per E-Mail einladen können. Drücken Sie nach jedem Nutzer die Enter-Taste oder schreiben Sie ein Komma. Falcon erkennt die eingegebene Email-Adresse dann automatisch.
HINWEIS
Vor dem "Hinzufügen" der neuen User können Sie noch wählen, ob die Einladungs-Mails direkt versandt werden sollen oder ob Sie dies später manuell ausführen wollen. Wenn Sie die Einladungen direkt versenden, erhalten die neuen User sofort Zugriff zu Falcon. Sie können jedoch auch zunächst Falcon so aufbauen, wie Sie es wollen um dann anschließend die User einzuladen. Dazu wählen Sie wieder den Bereich Benutzerverwaltung und klicken auf das Email-Symbol hinter dem jeweiligen User.
Teilen Sie Ihren Teammitgliedern unterschiedliche Bearbeitungsrechte zu
Die Benutzerrechte können Sie in der Hub-Verwaltung im Bereich "Rechte" verwalten. Dies ist wichtig zu verstehen. Denn neue User laden Sie zu Ihrem Falcon-Hub ein. Die Rechtevergabe - also die Festlegung wer was in Falcon sieht und bearbeiten kann - erfolgt individuell für jedes Projekt.
ACHTUNG
Wem keine Rechte zugewiesen wurden, der sieht in Falcon zunächst keine Projektelemente.
Um eine neue Rechtevergabe durchzuführen, gehen Sie in die Hub-Verwaltung zum Tab "Rechte". Ziehen Sie nun einen Benutzer aus der Benutzerliste auf die gewünschte Ebene im Projektbaum. In der Spalte "Rechte" können Sie anschließend mittels der Dropdowns entscheiden, welches Recht dem Benutzer eingeräumt wird.
Falcon unterscheidet zwischen dem:
Leserecht ("Lesen")
dem Schreiberecht ("Schreiben")
Verwaltungsrecht ("Verwalten") um das Baumelement zu pausieren oder zu sperren sowie zum hinzufügen von untergeordneten Elementen
und dem Zugangsverbot ("Unsichtbar"): ein "Negativ-Recht", mit dem Sie z.B. ein auf Maßnahmenpaketebene erteiltes Leserecht für eine einzelne Maßnahme widerrufen können.
Hier finden Sie alle weiterführenden Artikel zu Benutzern und Berechtigungen
Erstellen Sie User-Gruppen und erteilen Sie Gruppenrechte
Sie können in Falcon natürlich auch Gruppen und Gruppenrechte vergeben. Im Rechte-Tab der Hub-Verwaltung finden Sie dazu unter der Benutzerliste die Gruppenliste. Sie können über das Plus-Symbol eine neue Gruppe anlegen und direkt im Baum benennen.
Um einen Benutzer einer Gruppe zuzuordnen, ziehen Sie den betroffenen Benutzer wie schon bei der Rechtezuordnung einfach aus der Benutzerliste links auf die gewünschte Gruppe rechts.
User-Berechtigung prüfen
Um sicher zu gehen, dass ein User die korrekten Zugriffsberechtigungen hat, können Sie seine User-Berechtigungen prüfen. So sehen Sie für alle Ebenen die zugehörigen Zugriffsberechtigungen.
Klicken Sie im „Berechtigungen“-Tab des Verwaltungszentrums mit der rechten Maustaste auf einen Nutzer und überprüfen Sie seine Berechtigungen.
Das Ampelsystem einstellen und verstehen
Falcons Ampelsystem bietet Ihnen einen laufenden Überblick über den zeitlichen und wirtschaftlichen Aktivitätenfortschritt. Sowohl im Projektbaum als auch im Zeitplan einzelner Maßnahmen sehen Sie runde Ampelfarben.
"Rot" bedeutet stark verzögert,
"Gelb" bedeutet leicht verzögert
und "grüne" Elemente liegen im Plan.
Die Ampelbewertung können Sie als Administrator jederzeit in der Hub-Verwaltung im Tab "Zeitpläne" einstellen. Hier können Sie verschiedene Ampeleinstellungen als sogenannte "Zeitpläne" abspeichern und Ihren Projekten zuordnen. Nach der ausgewählten Regelung richtet sich die Ampelbewertung und Zeit- sowie Effektampeln ändern sich entsprechend. Das Ampelsystem selber verdient einen eigenen Bereich. Denn hier können Sie genau bestimmen, wann etwas in Ihren Projekten eine grüne, gelbe oder rote Ampel verdient hat. Mehr dazu finden hier.
TIPP
Durch Browsen mit der Maus über eine Ampelstellung eines beliebigen Projektelementes wird Ihnen der prozentuale Fortschritt des Elementes angezeigt.
Hier finden Sie weitere Informationen zum Ampelsystem
Effekt-Struktur einstellen
Die Effektlinien (z.B. Umsatz) und die Kategorien (z.B. GuV) können pro Projekt flexibel eingestellt werden. Alle Effekte fließen im Baum bis hoch ins Projekt. Hier können Kategorien (unten) und Effektlinien (oben) angelegt und umgeordnet werden.
Navigieren Sie zum Budgetierungs-Bereich im Verwaltungszentrum. Wählen Sie über das Zahnrad-Symbol die gewünschte Budgetierung. Legen Sie nun über das Plus-Symbol eine neue Effekt-Linie an.
Nehmen Sie ein paar Einstellungen für die Effektlinie vor und ändern Sie z.B. den Aggregations-“Zeitraum“, die „horizontale“ oder „vertikale“ Aggregation, die „Ziel“-Richtung oder die Ampelgrenzen.
ACHTUNG
Zu beachten ist, dass bei Änderung effektbezogener Einstellungen (z.B. die Projektlaufzeit oder die Skalierung) alle bestehenden Effekte überschrieben werden.
Hier finden Sie detaillierte Artikel zum allen Themen rund um Effekte und Budgeting
Abonnieren von Reports und Exporten
Falcon bietet die Möglichkeit ppt.-Reports und Excel-Exporte zu erstellen, um z.B. tiefergehende Analysen zu erstellen.
Um Ihren Reporting-Zyklus zu unterstützen oder regelmäßig bestimmte Analysen zu erhalten, biete Falcon die Möglichkeit Reporte und Exporte regelmäßig zu bestimmten Zeiten automatisch generieren zu lassen.
Wenn Sie mehr zum Thema Reportings aus Falcon wissen möchten, finden Sie hier viele hilfreiche Artikel zum Thema.
Eine ausführliche Schritt-für-Schritt-Erklärung zum Abonnieren von Reports finden Sie hier.
Filter und Analyse
Falcon bietet Administratoren an vielen Stellen umfangreiche Listen – z.B. im Zeitplan auf Projektebene. Hier sieht man bei Bedarf alle Aktivitäten des Projekts und kann diese sortieren (z.B. nach Status) oder filtern (z.B. nach Verantwortlichkeit)
Begeben Sie sich auf die Projektebene und dort in den Tab Zeitplan, der die Zeitpläne aller Pakete, Maßnahmen und Aktivitäten darstellt.
Wählen Sie oben „Aktivitäten“ aus. An dieser Stelle können Sie nach Belieben filtern und sortieren.
Über das Filter-Symbol können Sie in den Zeitplan- und Effekte-Tabs die jeweilige Ansicht nach Tags, Verantwortlichen & Phase aggregieren
Sie können den Projektbaum nach Name (von Programm, Projekt, Paket oder Maßnahmen), ID oder vergebenen Tag durchsuchen. Nutzen Sie dazu das Suchfeld im oberen Ende des Baums.
HINWEIS
Sie benötigen einen Export Ihrer Daten? Rechtsklicken Sie einfach auf das Baumsymbol und wählen exportieren als...
Hier werden die Sortier- und Filtermöglichkeiten in Listen ausführlich beschrieben
Elemente sperren und pausieren
Sie können durch das sperren von Elementen verhindern, dass Eingaben von Usern ohne Verwalten-Recht nicht möglich sind.
Durch das Pausieren von Elementen wird das entsprechende Element von der Aggregation ausgeschlossen.
Sperren & Pausieren von Baumelementen:
Rechtsklicken Sie auf das entsprechende Baumelement und wählen Sie zum Sperren Eingabe verwalten..., um entweder das komplette Element oder nur die Effekte zu sperren.
Wählen Sie Pausieren, um das Element von der Aggregation auszuschließen.
Sperren & Pausieren von Aktivitäten:
Rechtsklicken Sie im Zeitplan-Tab eine Maßnahme auf eine Aktivität, um sie zu sperren oder sie zu pausieren.
Sperren & Pausieren von einzelnen Effekten:
Rechtsklicken Sie im Effekte-Tab eine Maßnahme auf einen Effekt, um ihn zu sperren.
Hier wird das Sperren von Baumelementen ausführlich beschrieben
Multi Factor Authetification
Größte Sicherheit ist eins der höchsten Ziele von Falcon. Falcons Programmierung entspricht neuesten Standards, um Ihre Daten bestmöglich zu schützen. Was wir für den Schutz ihrer Daten unternehmen, können Sie hier im Detail nachlesen.
Damit dieses hohe Maß an möglichem Schutz vor dem Zugriff Unberechtigter nicht durch unzureichende Passwörter der User kompromittiert wird, haben Sie die Möglichkeit die Multi Factor Authentification (MFA) verpflichtend für alle User Ihres Hubs einzustellen.
Hierbei wird nach Eingabe von Emailadresse und Passwort ein zusätzlicher Sicherheitscode per Email, SMS oder Authenticator App an den User gesendet, um sicherzustellen, dass sich kein unberechtigter Dritter Zugriff auf Ihre Projektdaten verschafft.
Im Tab Sicherheit der Hub-Einstellungen können Sie die zwingende MFA aktiveren und zusätzlich festlegen, ob der Sicherheitscode nur per Email oder per SMS (sicherer & schneller) versendet oder per Authenticator App (am sichersten und schnellsten) generiert werden soll.
MFA erhöht den Schutz von unberechtigtem Zugriff deutlich.
Generierung des Sicherheitscodes per App bietet höchsten Schutz, da für ein Login nicht nur die Logindaten, sondern auch Zugriff aufs Handy erforderlich ist.
Hier werden alle Details zur Multi Factor Authetification ausführlich beleuchtet
Überblicken Sie ihre eigenen Zuständigkeiten in Ihrem Dashboard
Das Dashboard zeigt Ihnen Ihr persönliches Projekte. Über einen Klick auf das Falcon-Symbol in der Mitte oben (oder auf das Dashboard-Symbol oben link) gelangen Sie jederzeit in den Dashboard-Bereich und wieder zurück zum Projektbaum. In der Kategorie "Ihr Dashboard" erfahren Sie mehr!
HINWEIS
Im Dashboard finden Sie auch das Tab "Ihr Zeitplan". Dort sehen Sie eine Tabelle mit allen Aktivitäten, für die Sie verantwortlich sind. So können Sie alles schnell und effizient an einem Ort bearbeiten.
Papierkorb
Administratoren dürfen Baumelemente, Aktivitäten, Statusberichte, etc. löschen. Über den Papierkorb in der Sidebar können gelöschte Elemente innerhalb von 7 Tagen mit einem Klick wiederhergestellt werden.
Löschen Sie per Rechtsklick im Baum eine einzelne Maßnahme (letzte Baumebene) und stellen Sie es über den Papierkorb wieder her.
Ergänzen Sie Ihr Benutzerprofil
Natürlich können Sie auch Ihr persönliches Benutzerprofil anpassen. Über das Einstellungs-Symbol rechts oben im Fenster gelangen Sie zu Ihrem Benutzerkonto, in dem Sie Angaben zu Ihrer Person machen, Ihr Kennwort ändern sowie zwischen englischer und deutscher Sprachen wählen können. Zudem können Sie mit dem Setzen des Button "E-Mail-Berichte" bestimmen, ob Sie ein wöchentliches Update zu Ihrem Projekten per Mail von Falcon erhalten wollen.
Support
Für FALCON gibt es mehrere Support-Wege, über die Sie schnell und unkompliziert Hilfe erhalten können. Wählen Sie den Weg, der Ihnen am liebsten ist:
Oben rechts befindet sich ein Fragezeichen, mit dem sich ein Support-Chat öffnen lässt. So kann man direkte, persönliche Hilfe erhalten.
Als Standardnachricht wird hier automatisch auch unser Help Center-Link eingeblendet. Darüber gelangt der User in ein Online-Portal mit kurzen, klaren Erläuterungen und Videos zu allen Fragen: support.nordantech.com
Letztlich freuen wir uns auch über Email-Anfragen an support@nordantech.com