Falcons Ampel-Logik für Aktivitäten funktioniert nach einem einfachen Scoring-System und ähnlich wie in der Fußball-Bundesliga. Zunächst bestimmen Sie, ab wie vielen Tagen Verspätung eine Aktivität eine gelbe oder eine rote Ampel erhalten soll. Das gilt sowohl für den Start als auch das Ende. Um bei Fußball-Beispiel zu bleiben: Sie bestimmen also, ab wie vielen Tagen Verspätung eine Aktivität als unentschieden (gelb) und als verloren gilt (rot). Im nächsten Schritt bestimmen Sie, wie viele Punkte eine grüne, gelbe und rote Ampel wert sind. Als Standardeinstellung sieht Falon hier, wie beim Fußball, 3, 1 und 0 Punkte vor.
Nun kommt der Trick: In der Regel hat ein Projekt natürlich mehr als eine Aktivität. Wenn Sie jede Aktivität genau wie geplant durchführen würden, würden Sie für jede Aktivität die volle Punktzahl erreichen. Sie hätten dann also 100% der möglichen Punkte erreicht. Doch nur sehr selten werden in Projekten 100% Erreichungsgrad geschafft. Daher können Sie festlegen, ab welchem Erreichungsgrad Ihre Projektampel gelb oder rot wird.
Die Systematik erlaubt Ihnen also, jede Aktivität einzeln zu bewerten. Das Punktesystem dient dann im nächsten Schritt dazu über das Projekte hinweg zu beurteilen, wie gut es läuft. Die Schritte sind also:
Wählen Sie auf Projektebene im Bereich Zeitplan rechts das Konfigurations-Symbol aus.
Geben Sie für die Ampelfarben die jeweils relevante Abweichung in Tagen für Start und Ende an.
Legen Sie fest, wie viele Punkte Sie für eine grüne, gelbe oder rote Ampel bei Verspätungen in Start und/oder Ende vergeben möchten.
Die jeweils maximal mögliche Punktzahl je Maßnahme wird mit der Eigentlichen in Verbindung gesetzt. Geben Sie Grenzwerte (in Prozent %) an, ab wann die Maßnahmenampel jeweils rot oder gelb wird.
Eine Besonderheit bietet dabei die Verspätungstoleranz! Mit der Verspätungstoleranz können Sie bestimmen, in welchem Zeitraum nach Fälligkeit einer Aktivität dennoch als fristgerecht abgehakt werden kann. Mehr dazu finden Sie hier.
Ein Beispiel: Eine Maßnahme hat 3 Aktivitäten. Alle sind 3 Tage verspätet. Sie haben eingestellt, dass ab 3 und bis 7 Tagen Verspätung die Ampel je Aktivität auf Gelb springt. Sie haben für eine grüne Ampel 3 Punkte, für eine gelbe Ampel 2 Punkte und für eine rote Ampel 1 Punkt vergeben. Maximal möglich waren also 9 Punkte (3 Aktivitäten mal 3 Punkte für eine grüne Ampel je Aktivität). Tatsächlich wurden 6 Punkte und somit knapp 67% der maximal möglichen Punkteanzahl erreicht. Je nach Ihrem gewählten Grenzwert wird die Maßnahme nun als Rot, Grün oder Gelb eingeschätzt. Als Default-Wert nimmt Falcon 65% als Grenzwert für eine rote Ampel an. In diesem Beispiel wird also die Maßnahme mit Gelb bewertet