Welche Rechte benötige ich, um diese Funktion verwenden zu können?
Verwalten-Recht oder höher
Welche Falcon Version benötige ich?
Mit Falcons Import-Funktion können Sie beliebig viele Sachkonten und/oder Firmen für Ihr Rechnungswesen in Falcon importieren.
Die Basis dafür ist eine Import-Datei. Excel-Templates, sind über die folgenden Download-Button verfügbar:
Eine Vorlage für den Import von Sachkonten finden Sie hier:
Eine Vorlage für den Import von Firmen finden Sie hier:
Eine Vorlage für den Import von Zuordnungen (Sachkonten & Firmen) finden Sie hier:
Import durchführen
Wählen Sie im Hauptmenü unten links die Option Importieren und im Dropdown "Zuordnungen", "Sachkonten" oder "Firmen". Wählen Sie im Anschluss die zu importierende Datei aus.
Wählen Sie nun "Importieren". Die Daten werden anschließend im Hintergrund importiert. Sobald der Import erfolgreich abgeschlossen ist, fordert Sie Falcon zum Refresh auf und der Vorgang ist abgeschlossen.
Dateiaufbau und Format für den Import von Zuordnungen
Bereits hinterlegte Sachkonten und/oder Firmen können mithilfe des Imports einer Maßnahme + Effektposition zugeordnet werden. Wenn die Sachkonten und/oder Firmen noch nicht in der Verwaltung hinterlegt wurden, werden Sie durch den Import angelegt. Namen für Sachkonten und Firmen sind optional, wenn neue Sachkonten oder Firmen angelegt werden. Für neue Sachkonten und Firmen ohne Namen wird der jeweilige Qualifier als Fallback verwendet. Für bereits angelegte Sachkonten und Firmen wird das Namensfeld ignoriert.
Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nach bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den Zeilen hinterlegte Information. Als Basis dient eine XLSX, XLS oder CSV-Datei mit mindestens folgenden Spalten:
Spaltenüberschrift | Typ | Beispiel |
Measure (ID) | Zahl | 44535 |
Ledger (Qualifier) | Keine Einschränkung | 1234 |
Legal Entity (Qualifier) | Keine Einschränkung | 5678 |
Position (ID) | Zahl | 22112 |
Ferner können Sie in der Datei folgende Informationen übergeben:
Spaltenüberschrift | Typ | Beispiel |
Ledger (Name) | Text oder Zahl | Sachkonto 1 |
Legal Entity (Name) | Text oder Zahl | Firma 1 |
Dateiaufbau und Format für den Import von Sachkonten
Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nach bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den Zeilen hinterlegte Information. Als Basis dient eine XLSX, XLS oder CSV-Datei mit mindestens folgenden Spalten:
Spaltenüberschrift | Typ | Beispiel |
Name | Name | Sachkonto 1 |
Qualifier | Keine Einschränkung | 1234 |
Hinweis: Gleiche Namen für die Sachkonten können angelegt werden. Qualifier müssen eindeutig sein und dürfen weder in der Import Datei noch in Falcon ein weiteres mal vorkommen.
Dateiaufbau und Format für den Import von Firmen
Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nach bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den Zeilen hinterlegte Information. Als Basis dient eine XLSX, XLS oder CSV-Datei mit mindestens folgenden Spalten:
Spaltenüberschrift | Typ | Beispiel |
Name | Name | Firma 1 |
Qualifier | Keine Einschränkung | 4321 |
Hinweis: Gleiche Namen für die Firmen können angelegt werden. Qualifier müssen eindeutig sein und dürfen weder in der Import Datei noch in Falcon ein weiteres mal vorkommen.
Wo finde ich die Maßnahmen-ID und die Position-ID?
Die Maßnahmen-IDs finden Sie in den Profilen der Maßnahmen.
Die jeweilige Position-ID lässt sich per Rechtsklick auf eine Position im Effekte-Tab einer Maßnahme ermitteln und kopieren.
Tipp: Beide IDs finden sich im Effekte-Export. So lässt sich für größere Importe eine einfache Excel-Brücke über einen SVERWEIS bauen.
Fehler & Limits
Falcon erlaubt den Import von mehreren Sachkonten, Firmen oder Zuordnungen auf einen Schlag. Die Größe einer einzelnen Importdatei darf dabei 10 MB nicht überschreiten. Außerdem ist der Import für jedes Tabellenblatt auf die ersten 5.000 Zeilen limitiert.
Sollten beim Import Fehler - z.B. in der Dateistruktur - festgestellt werden und kein Import möglich sein, wird der gesamte Import terminiert. Es findet dann kein Import statt - auch nicht teilweise. Nach Abbruch sendet Falcon automatisch einen Fehlerbericht per Mail, der Ihnen zeigt, warum der Import nicht durchgeführt werden konnte.
Häufige Fehler
Leere Zeilen und mangelnde Zuordnung
Verweise in andere Dateien und Tabellenblätter: der Import erlaubt zwar Excel-Berechnungen (wie z.B. B1=A1+A2), allerdings schließt Falcon aus Sicherheitsgründen Verweise in andere Dateien aus. Auch Verweise in andere Tabellenblätter (z.B. B1=Tabelle1!A1) führen zum Abbruch des Imports.
Bereits genutzte Qualifier können nicht ein weiteres Mal hinterlegt werden: Sowohl bei den Sachkonten als auch bei den Firmen ist es nicht möglich den gleichen Qualifier nochmals für ein anderes Sachkonto oder Firma zu hinterlegen.
Gilt für den Import von Zuordnungen: Fehlende Position-ID(s): Falcon kann nur Zuordnungen anlegen, wenn die ID in der Import-Datei hinterlegt ist.
Gilt für den Import von Zuordnungen: Fehlende Measure-ID(s): Falcon kann nur Zuordnungen anlegen, wenn die ID in der Import-Datei hinterlegt ist
Weitere Informationen zu Schnittstellen für Buchhaltungssysteme in Falcon finden Sie hier.