Welche Rechte benötige ich für diese Funktion?
Schreibrecht oder höher
Mit Falcons Import-Funktion können Sie dezentral über beliebig viele Maßnahmen hinweg Effekte importieren. Die Basis dafür ist eine Import-Datei. Die Datei hat keine definierte Struktur, außer einer Reihe von Spaltenüberschriften (siehe hier). Eine mögliche Struktur und ein Beispiel, das Sie anpassen können, ist über den folgenden Download-Button verfügbar:
Eine Vorlage für die Importdatei finden Sie hier
Import durchführen
Wählen Sie im Hauptmenü unten links die Option Importieren und im Dropdown "Effekte". Wählen Sie im Anschluss die zu importierende Datei aus.
Wählen Sie nun "Importieren" . Die Daten werden anschließend im Hintergrund importiert. Sobald der Import erfolgreich abgeschlossen ist, fordert Sie Falcon zum Refresh auf und der Vorgang ist abgeschlossen.
Dateiaufbau und -format
Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nacht bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den Zeilen hinterlegte Information. Als Basis dient eine XLSX, XLS oder CSV-Datei mit mindestens folgenden Spalten:
Spaltenüberschrift | Typ | Beispiel |
Measure-ID | Zahl | 13456 |
Position-ID | Zahl | 98765 |
Type | Text | Plan (oder Actual) |
Perioden | Text | 2021-Apr |
Periodentypen und -format
Die Perioden der Importdatei müssen direkt, exisiterenden Perioden in Falcon zuordenbar sein. Dazu benötigt Falcon ein besonderes Periodenformat, welches als String/Text formatiert sein muss. Achten Sie also darauf, dass die Perioden in Ihrer Importdatei der gewählten Skalierung in Falcon entsprechen.
Periodentyp | Typ | Format | Beispiel | Ergebnis |
Wöchentlich | Text | JJJJ-CW-## | 2021-CW-20 | 20. KW 2021 |
Monatlich | Text | JJJJ-MMM | 2021-Mar | März 2021 |
Quartalsweise | Text | JJJJ-QQ | 2021-Q1 | Erstes Quartal 2021 |
Jährlich | Text | JJJJ | 2021 | 2021 |
Jährlich mit abweichendem Geschäftsjahr | Text | JJJJ-JJJJ | 2021-2022 | Geschäftsjahr 2021/22 |
Um Ihnen das Leben etwas zu erleichtern, haben wir die gängisten Perioden für Sie zum einfach Kopieren bereitgestellt. Die Datei bietet Vorlagen für wöchentliche, monatliche und vierteljährliche Zeiträume für die Jahre 2020 bis 2030.
Wichtige Hinweise
Updates per Import und "0" vs "Leer"
Falcon berücksichtigt leere Zellen beim Import nicht. Dies hat den Vorteil, dass Sie Effekte der Vergangenheit nicht immer erneut importieren müssen, wenn Sie regelmässig via Import Daten aktualisieren. Sollten Sie Werte tatsächlich auf "Null" setzen wollen, können Sie "0" in der Import-Datei übergeben.
Skalierung der Effekte
Die Skalierung der Effekte in Falcon (als z.B. in Tausendern (k) oder Millionen (m)) bestimmt, was beim Import eingetragen wird und ist damit analog zur Handhabung von Falcon selbst. Achten Sie darauf, dass Sie - wenn z.B. "€k" als Skalierung in Falcon gewählt wurde - auch direkt Tausender-Werte in der Importdatei nachhalten.
Spalten- und Excel-Tabellenblätter
Falcon durchsucht Importdateien dynamisch. Sie können daher mehrere Excel-Tabellenblätter mit mehreren Maßnahmen anlegen. Auch die Spalten können in beliebieger Reihenfolge hinterlegt sein. Selbst weitere Spalten können Sie in der Import-Datei aufführen.
Auswirkungen der Rechte
Über den Import können außerdem nur die Daten hochgeladen, die man auch als User mit den jeweils vergebenen Rechten in Falcon durchführen kann. Also kann z.B. ein User, der nur über Schreibrechte verfügt, zwar einen Import durchführen, es werden in diesem Fall aber nur IST- und keine PLAN-Werte überführt.
Fehler & Limits
Falcon erlaubt den Import von mehreren Effekten auf einen Schlag. Die größe einer einzelnen Importdatei darf dabei 10 MB nicht überschreiten. Außerdem ist der Import für jedes Tabellenblatt auf die ersten 5.000 Zeilen limtiert.
Sollten beim Import Fehler - z.B. in der Dateistruktur - festgestellt werden und kein Import möglich sein, wird der gesamte Import terminiert. Es findet dann kein Import statt - auch nicht teilweise. Nach Abbruch sendet Falcon automatisch einen Fehlerbericht, der Ihnen zeigt, warum der Import nicht durchgeführt werden konnte.
Häufige Fehler
Leere Zeilen und mangelnde Zuordnung: In den wichtigsten Spalten (Measure-ID, Position-ID und Type) erlaubt Falcon keine leeren Zeilen
Verweise in andere Dateien und Tabellenblätter: der Import erlaubt zwar Excel-Berechnungen (wie z.B. B1=A1+A2), allerdings schließt Falcon aus Sicherheitsgründen Verweise in andere Dateien aus. Auch Verweise in andere Tabellenblätter (z.B. B1=Tabelle1!A1) führen zum Abbruch des Imports.
Perioden falsch formatiert: nur exakt nach Vorlage definierte Perioden können von Falcon erkannt werden. Ein häufiger Feher ist dabei, dass die Perioden kein Text sind. Lesen Sie hier, wie die Perioden formatiert sein müssen.
Fehlender Type: Falcon muss für jede Zeile zwingend wissen, ob PLAN oder ACTUAL befüllt werden soll. Dabei ist darauf zu achten, das die Import-Datei nur die englischen Bezeichnungen "PLAN" und/oder "ACTUAL" kennt.
Fehlende Positions-ID(s): Falcon kann nur Zeilen befüllen, deren ID in der Import-Datei hinterlegt ist.
Fehlende Measure-ID(s): Falcon kann nur Maßnahmen befüllen, deren Measure-ID in der Import-Datei hinterlegt ist.
Kongruenz Skalierung: Achten Sie darauf, dass Sie - wenn z.B. "€k" als Skalierung in Falcon gewählt wurde auch direkt Tausender-Werte in der Importdatei nachhalten.
Lesen Sie auch unsere Best Practice Ressource zum Thema Effekte:
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