Welche Rechte benötige ich für diese Funktion?

Schreibrecht oder höher

Mit Falcons Import-Funktion können Sie dezentral über beliebig viele Maßnahmen hinweg Prozesse und Phasen importieren. Die Basis dafür ist eine Import-Datei. Eine mögliche Struktur und ein Beispiel, das Sie anpassen können, ist über den folgenden Download-Button verfügbar:

Wählen Sie im Hauptmenü unten links die Option Importieren und im Dropdown "Prozess". Wählen Sie im Anschluss die zu importierende Datei aus.

Wählen Sie nun "Importieren". Die Daten werden anschließend im Hintergrund importiert. Sobald der Import erfolgreich abgeschlossen ist, fordert Sie Falcon zum Refresh auf und der Vorgang ist abgeschlossen.

Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nach bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den Zeilen hinterlegte Information. Als Basis dient eine XLSX, XLS oder CSV-Datei mit mindestens folgenden Spalten:

Die jeweilige Phasen-ID lässt sich per Rechtsklick im Prozess-Tab einer Maßnahme ermitteln und kopieren. Für Maßnahmen, die die Einstellung hinsichtlich der Phasen/Arbeitsabläufe teilen, sind die Phasen-IDs je Phase jeweils dieselben. Somit hat eine Phase unter diesen Bedingungen - unabhängig von der Maßnahme - immer die gleiche ID. Praktisch heißt das, dass Sie die ID für jede Phase nur einmal kopieren müssen.

Toleranz zwischen Plan und Ist/ Prognose Daten

Wenn ein Datum außerhalb der Toleranz oder in der Zukunft liegt, wird für das Ist/Prognose-Datum das heutige Datum gesetzt. Das Datum aus der Import- Datei wird in diesem Fall nicht in Falcon importiert.

Import von bereits gestarteten Phasen

Bei bereits gestarteten Phasen kann ein User mit dem Schreibenrecht das Ist/ Prognose Datum durch den Import nur ändern, wenn die jeweilige Phase wieder geöffnet wurde.

Weitere Spalten und mehrere Tabellenblätter

Die oben bereitgestellte Vorlage ist nur ein Beispiel. Sie können die Datei sehr frei gestalten - solange die Spaltenüberschriften analog der obigen Tabelle gewählt wurden und die subsequenten Zellen den Formatanforderungen entsprechen.

Falcon durchsucht dabei die Importdatei dynamisch. Sie können daher zum Beispiel mehrere Tabellenblätter anlegen. Auch die Spalten können in beliebiger Reihenfolge hinterlegt sein. Selbst weitere Spalten können Sie in der Import-Datei aufführen.

Auswirkungen der Rechte

Über den Import können außerdem nur die Daten hochgeladen, die man auch als User mit den jeweils vergebenen Rechten in Falcon durchführen kann. Also kann z.B. ein User, der nur über Schreibrechte verfügt, zwar einen Import durchführen, es werden in diesem Fall aber nur IST- und keine PLAN-Werte überführt.

Fehler & Limits

Falcon erlaubt den Import von mehreren Effekten auf einen Schlag. Die größer einer einzelnen Importdatei darf dabei 10 MB nicht überschreiten. Außerdem ist der Import für jedes Tabellenblatt auf die ersten 5.000 Zeilen limitiert.

Sollten beim Import Fehler - z.B. in der Dateistruktur - festgestellt werden und kein Import möglich sein, wird der gesamte Import terminiert. Es findet dann kein Import statt - auch nicht teilweise. Nach Abbruch sendet Falcon automatisch einen Fehlerbericht, der Ihnen zeigt, warum der Import nicht durchgeführt werden konnte.