Welche Rechte benötige ich?
Schreibrecht
Mit Falcons Import-Funktion können Sie dezentral über beliebig viele Maßnahmen hinweg Aktivitäten importieren. Die Basis dafür ist eine Import-Datei.
Eine Vorlage für die Importdatei finden Sie hier
Import durchführen
Wählen Sie im dem Hauptmenü (1) unten links die Option Importieren... (2). Wählen Sie im Anschluss, dass Sie Aktivitäten für den Zeitplan (3) hochladen wollen und suchen dann die zu importierende Datei aus (4).
Wählen Sie nun "Importieren" (5). Die Daten werden anschließend im Hintergrund importiert. Sobald der Import abgeschlossen ist, fordert Sie Falcon zum Refresh auf und der Import ist abgeschlossen.
Dateiaufbau und -format
Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nacht bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den Zeilen hinterlegte Information. Als Basis dient ein XLSX, XLS oder CSV-Datei mit mindestens folgenden Spalten:
Spaltenüberschrift | Übergebene Information | Format |
Name | Aktivitäten-Namen | Text |
Measure-ID | ID(s) der Maßnahme(n) | Zahl |
Ferner können Sie in der Datei folgende Informationen übergeben:
Spaltenüberschrift | Übergebene Information | Format |
Description | Beschreibung der Aktivität | Text |
Start Time (Plan) | Start (Plan) Datum | Datum |
Start Time (Actual) | Start (Ist/Prognose) Datum | Datum |
End Time (Plan) | Ende (Plan) Datum | Datum |
End Time (Actual) | Ende (Ist/Prognose) Datum | Datum |
Started | Gestartet Ja/Nein | 1 / 0 |
Finished | Beendet Ja/Nein | 1 / 0 |
Email des verantworlichen Users | Email, alles klein geschrieben | |
Locked | Aktivität gesperrt/offen | 1 / 0 |
Paused | Aktivität pausiert/aktiviert | 1 / 0 |
Spalten- und Tabellenblätter
Falcon durchsucht Importdateien dynamisch. SIe können daher mehre Tabellenblätter mit mehreren Maßnahmen anlegen. Auch die Spalten können in beliebieger Reihenfolge hinterlegt sein. Selbst weiterre Spalten können Sie in der Import-Datei führen. Falcon übergeht alles, was nicht zum Import gehört.
Auswirkungen Rechte
Über den Import können außerdem nur die Daten hochgeladen, die man auch als User mit den jeweils vergebenen Rechten in Falcon durchführen kann. Also kann z.B. ein User, der nur über Schreibrechte verfügt, zwar einen Import durchführen, es werden in diesem Fall aber nur IST- und keine PLAN-Werte überführt.
Fehler & Limits
Falcon erlaubt den Import von bis zu 1.000 Aktivitäten auf einen Schlag. Sollten beim Import Fehler - z.B. in der Dateistruktur - festgestellt werden, sendet Falcon automatisch einen Fehlerbericht, der Ihnen zeigt, warum der Import nicht durchgeführt werden konnte.
Häufige Fehler
Leere Zeilen und mangelnde Zuordnung: In den wichtigsten Spalten (Measure-ID, Name) erlaubt Falcon keine leeren Zeilen
Verweise in andere Dateien und Tabellenblätter: der Import erlaubt zwar Excel-Berechnungen (wie z.B. B1=A1+A2), allerdings schließt Falcon aus Sicherheitsgründen Verweise in andere Dateien aus. Auch Verweise in andere Tabellenblätter (z.B. B1=Tabelle1!A1) führen zum Abbruch des Imports.
E-Mail nicht in Falcon hinterlegt: um Verantwortlichkeiten via des Imports zuzuordnen, muss der etwaige User bereits in Falcon angelegt sein. Sofern der User Falcon nicht bekannt ist, wird der Import zwar nicht abgebrochen - doch wird die Verantwortlichkeit nicht hinterlegt.
E-Mail mit Großbuchstaben: Falcon lässt E-Mails mit Großbuchstaben nicht zu
Alles rund um den Zeitplan und Aktivitäten in Falcon finden Sie hier.