Welche Rechte benötige ich?
Verwaltenrecht
Mit Falcons Import-Funktion können Sie neue Baumstrukturen (Programme, Projekte, Pakete und Maßnahmen) erstmalig anlegen und die jeweiligen Profildaten zentral befüllen.
Hinweis: Sie können nicht in eine bestehende Baumstruktur importieren. Falcon legt bei erfolgreichem Import immer mindestens ein neues Programm an.
Eine Vorlage für die Importdatei finden Sie hier:
Import durchführen
Wählen Sie im Hauptmenü (1) unten links die Option importieren (2). Wählen Sie im Anschluss, dass Sie Profile (3) importieren wollen und fügen Sie die zu importierende Datei ein (4).
Wählen Sie nun "Importieren" (5). Die Daten werden anschließend im Hintergrund importiert. Sobald der Import abgeschlossen ist, fordert Sie Falcon zum Aktualisieren auf und der Import ist abgeschlossen.
Hinweis: Optional können Sie auswählen, ob bereits bestehende Einstellung für die Budgetierung, den Arbeitsablauf/Phasen und die Zeitplanampellogik angewendet werden sollen. Alternativ wendet Falcon die jeweiligen Standardeinstellungen an. Diese können Sie jedoch jederzeit anpassen oder ggf. austauschen. Wenn Sie eine Position hinzufügen wollen ist es wichtig, dass Sie zuvor eine Budgetierung erstellen.
Die Vererbung von Einstellungen auf andere Ebenen
Das Pausieren von Ebenen wird auf darunterliegende Ebenen vererbt. Dies bedeutet konkret: Ist ein Programm pausiert, dann sind alle darunterliegenden Projekte, Pakete und Maßnahmen auch pausiert.
Die Einstellung “Guarded” und “Locked” kann für jede Ebene im Projektbaum einzeln bestimmt werden und wird nicht auf darunterliegende Ebenen vererbt.
Dateiaufbau und -format
Die Importfunktion liest eine Datei ein, sucht nach bestimmten Spaltenüberschriften und importiert die in den entsprechenden Zeilen hinterlegten Informationen in ein oder mehrere neue Programme. Wichtig dabei ist, dass eine Baumstruktur innerhalb von einem Tabellenblatt ausgeführt wird und die Informationen nicht auf mehrere Tabellenblätter verteilt sind. Als Basis dient ein XLSX, XLS oder CSV-Datei mit den folgenden Spalten:
Spaltenüberschrift | Übergabe von Informationen | Format |
Program | Name des Programms | Text |
Project | Name des Projekts | Text |
Package | Name des Pakets | Text |
Measure | Name der Maßnahme | Text |
Mailadresse des verantwortlichen Users | ||
Description | Beschreibung des Programms/Projekts/Pakets oder der Maßnahme | Text
|
Targets | Ziel des Programms/Projekts/Pakets oder der Maßnahme | Text
|
Assumptions | Annahmen des Programms/Projekts/Pakets oder der Maßnahme | Text
|
Miscellaneous | Sonstige Informationen Programm/Projekt/Paket oder Maßnahme | Text
|
Tags | Tags (nur für Maßnahmen) | Text (mehrere Tags können kommagetrennt eingetragen werden) |
Position ID | Gewünschte Position der Budgetierung für die Ampel im Projektbaum | Zahl |
Paused | Angabe, ob die Ebene (Programms/ Projekts/ Pakets oder Maßnahme) pausiert sein soll | 1= Ja; 0=Nein |
Locked | Angabe, ob die Ebene (Programms/ Projekts/ Pakets oder Maßnahme) gesperrt sein soll | 1= Ja; 0=Nein
|
Guarded | Angabe, ob die Ebene (Programms/ Projekts/ Pakets oder Maßnahme) privat und damit nicht öffentlich sichtbar sein soll | 1= Ja; 0=Nein
|
Hinweis: Es müssen nicht zwingend alle Spalten genutzt werden. Das Mindeste ist der Name eines Programms.
Syntax zur Erstellung einer Baumstruktur
Mittels des Imports können Sie die gewünschte Baumstruktur ganz einfach erstellen. Dabei geben die Spalten Programm, Projekt, Paket und Maßnahme die Struktur an. Falcon orientiert sich im Rahmen des Imports bei der Zuordnung von Baumelementen immer am Namen des Elements auf höherer Ebene – und damit immer an der Spalte links von jeweiligem Element. Das klingt deutlich komplizierter als es ist. Ein Beispiel: Die folgende Import-Struktur ergibt den folgenden Baum:
Program | Project | Package | Measure |
Program-A | Project-1 | Package-A | Measure-1 |
Program-A | Project-1 | Package-A | Measure-2 |
Program-A | Project-2 | Package-B | Measure-3 |
Program-B | Project-3 | Package-C | Measure-4 |
Der jeweilige erstellte Pfad ergibt dabei die Platzierung einer Maßnahme im Baum. So findet sich Measure-3 in Package-B, was wiederum in Project-2 hängt und welches zu Program-A gehört.
Spalten- und Tabellenblätter
Falcon durchsucht Importdateien dynamisch. Sie können daher mehre Tabellenblätter mit mehreren Profilen anlegen. Auch die Spalten können in beliebiger Reihenfolge hinterlegt sein. Falcon übergeht alles, was nicht zum Import gehört.
Fehler & Limits
Falcon erlaubt den Import von bis zu 5000 Profilen auf einen Schlag. Sollten beim Import Fehler - z.B. in der Dateistruktur - festgestellt werden, sendet Falcon automatisch einen Fehlerbericht, der Ihnen zeigt, warum der Import nicht durchgeführt werden konnte.
Häufige Fehler
Versuch in bestehende Baumstruktur zu importieren: Sie können nicht in eine bestehende Baumstruktur importieren. Falcon legt bei erfolgreichem Import immer mindestens ein neues Programm an.
Leere Zeilen und mangelnde Zuordnung: In den wichtigsten Spalten (Programm/ Projekt/ Paket- und oder Maßnahmenname) erlaubt Falcon keine leeren Zeilen
Verweise in andere Dateien und Tabellenblätter: der Import erlaubt zwar Excel-Berechnungen (wie z.B. B1=A1+A2), allerdings schließt Falcon aus Sicherheitsgründen Verweise in andere Dateien aus. Auch Verweise in andere Tabellenblätter (z.B. B1=Tabelle1!A1) führen zum Abbruch des Imports.
E-Mail nicht in Falcon hinterlegt: Um Verantwortlichkeiten via Import zuzuordnen, muss der etwaige User bereits in Falcon angelegt sein. Sofern der User Falcon nicht bekannt ist, wird der Import zwar nicht abgebrochen - doch wird die Verantwortlichkeit nicht hinterlegt.
Fehlerhafte ID wird genutzt: Um die Position im Profil zu bestimmen, muss die korrekte Positions-ID aus der Budgetierung entnommen werden. Ist die ID fehlerhaft, wird das Baumelement zwar importiert, jedoch wird die Positions-ID nicht im Profil hinterlegt.
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