Um wichtige Dokumente und Dateien zu sichern, bietet Falcon auf jeder Ebene des Baums die Möglichkeit, Dokumente hochzuladen.
Folgende Fragen beantwortet dieser Artikel:
Wie funktioniert der Dokumentenupload?
Um in Falcon ein Dokument zu hinterlegen, führen Sie folgende Schritte aus:
Wechseln Sie auf einer beliebigen Ebene zu dem "Dateien" Tab
Wählen Sie das "+" in der oberen linken Ecke
Nun können Sie eine Datei bis max. 50MB ablegen und hochladen.
Welche Dokumente können hochgeladen werden?
Es gibt keine Einschränkungen, welche Dateitypen hochgeladen werden können. Allerdings ist darauf zu achten, dass keine zwei Dateien mit dem gleichen Namen auf einer Ebene existieren können. Wird also versucht eine Datei mit einem Namen hochzuladen, der schon besteht, wird die bestehende Datei ersetzt.
Wie können hochgeladene Dokumente eingesehen werden?
Nachdem ein Dokument hochgeladen wurde, kann dieses auf der entsprechenden Ebene im "Dateien" Tab eingesehen werden. Ihre Dokumente werden automatisch auch auf den darüber liegenden Ebenen aggregiert angezeigt. Befinden Sie sich auf der obersten also der Programm-Ebene, können Sie alle darunter liegenden Ebenen aggregiert, mit allen abgelegten Dokumenten einsehen.
Mit einem Klick auf den Dateinamen oder per Rechtklick > Öffnen können Sie sich das Dokument anschauen, ohne es herunterzuladen.
Wenn Sie mehrere Dokumente gleichzeitig Herunterladen wollen, müssen Sie nur einen Haken bei den entsprechnden Dokumenten setzen und danach auf das Download-Symbol klicken.
Falls Sie eine Datei umbennen wollen, rechtsklicken Sie auf das Dokument und wählen
Umbennen.
Darüber hinaus haben Hub-Owner in der Verwaltung die Möglichkeit alle Dokumente einzusehen, die in einem Hub genutzt werden.
Welchen Einfluss haben Rechteeinstellungen auf den Dokumentenupload?
Dokumente können immer nur von den Benutzern eingesehen werden, die über mindestens Leserechte auf der entsprechenden Ebene verfügen. So sehen Benutzer mit einem Leserecht auf Paket-Ebene nur die Dokumente auf dieser und der darunter liegenden Maßnahmen-Ebene. Liegen Dokumente auf den Ebenen darüber, bleiben Sie diesem User verborgen. Um Dokumente hochzuladen oder zu verändern muss der Benutzer mindestens mit Schreib-Rechten ausgestattet sein.
Welchen Einfluss hat die "Eingaben Sperren" Funktion auf Dokumente?
Wenn eine Maßnahme gesperrt ist, können verantwortliche Benutzer mit Schreiben-Rechten keine Dateien hinzufügen und löschen.
Was passiert mit gelöschten Dokumenten?
Alle gelöschten Dokumente landen im Papierkorb. Hier können die Dateien bis zu 7 Tage nach der Löschung wiederhergestellt werden.
Was passiert bei mehrfachen Upload und welche Rolle spielt der Dateiname?
Beim Hochladen wird die Datei über den Dateinamen identifiziert - Groß- und Kleinschreibung spielt dabei keine Rolle ("test.doc" ist also gleich "TEST.DOC"). Wird eine Datei mit dem gleichen Namen einer bereits bestehenden Datei hochgeladen, wird die bestehende Datei überschrieben. Damit das nicht passiert, kann auch in Falcon der Dateiname angepasst werden - die Endung (also .xls oder .pdf) ist dabei nicht anpassbar. Falcon speichert zur Sicherheit alle Versionen einer Datei ab.