Die Frage nach Visualisierung von Projektfortschritt kommt insbesondere bei komplexen Transformationen sehr schnell auf. Historisch bedingt, ist z.B. ein Gantt Chart schnell gefragt. Für anspruchsvolle und komplexe Projekte ist diese Darstellungsform jedoch nur bedingt geeignet. Meistens sind Veränderungen nämlich so gravierend, dass das initiale Chart schnell komplett überholt ist und nach kurzer Zeit nur noch im Projektordner verstaubt.
Besser: Das Burn Up Chart
Das Burn Up Chart ist ein Linien- oder Flächendiagramm, das Ihnen zeigt, wie viel Arbeit bereits fertiggestellt ist und wie viel überhaupt insgesamt zu tun ist. Weil diese Darstellung die Veränderlichkeit des Umfangs bzw. den Scopes einbezieht, eignet sich das Burn Up Chart sehr gut für die Kontrolle des gesamten Projekts.
Bei strategischen Projekten ändern sich die Ziele erfahrungsgemäß im Verlauf des Projekts sehr häufig. Anforderungen müssen mehr oder weniger konstant angepasst werden. Gerade wenn das Projekt noch in der Schwebe ist und sich Dinge ändern, ist das Burn Up Chart eine gute Wahl für die Visualisierung des Projektfortschritts ... denn es berücksichtigt diesen Umstand mühelos!
Wie funktioniert das Burn Up Chart in Falcon?
Übertragen wir nun den Grundgedanken des Burn Up Charts auf den Falcon Report. Der Report zeigt Ihnen für alle Aggregationsebenen (Projekte und Pakete) oder auch zu einzelnen Maßnahmen mehrere Kennzahlen des jeweiligen Elements an - unter anderem auch einige Informationen zu den Aktivitäten.
Betrachten wir einmal die Gesamtaktivitäten im Report des Projekts "Condor".
In diesem Fall sind in Summe 69 Aktivitäten angelegt. Davon sind 67 Aktivitäten "Geplant". Dies bedeutet, dass neben dem Namen der Aktivität auch ein konkretes Plan-Datum für deren Fälligkeit in Falcon hinterlegt wurde.
Dazu ergänzend können Sie die Anzahl der "Erledigten" bzw. abgehakten Aktivitäten einsehen - in diesem Fall 40.
Es lohnt sich, auch tatsächlich alle Aktivitäten mit Plan-Daten für Start- und Endzeitpunkt zu versehen. Erst dann können sinnvolle Visualisierungen über die Ampel-Bewertung dargestellt werden bzw. Sie überhaupt den Verlauf Ihres Projekts interpretieren und entsprechende Learnings für Ihren Projekterfolg generieren!
Diese beiden Kennzahlen können nun im Chart "Abgeschlossene Aktivitäten" über den Zeitverlauf besser betrachtet und analysiert werden. Aktivitäten mit hinterlegten Planwerten für deren Fertigstellung werden kumuliert in Dunkelblau dargestellt, tatsächlich abgeschlossene Aktivitäten werden in Grün visualisiert. Die Periodik entspricht immer Ihren gewählten Falcon-Einstellungen - in diesem Beispiel sehen wir eine Planung auf Monatsbasis, in Ihrem Projekt könnte es auch eine Wochen-, Quartals- oder Jahresplanung sein.
Wie liest man dieses Chart?
Grundsätzlich werden die Aktivitäten inkl. deren Fälligkeitszeitpunkt kumuliert im Verlauf Ihrer gewählten Periodik dargestellt. In diesem Beispiel sollen also z.B. insgesamt 33 Aktivitäten im Februar abgeschlossen sein, im März dann 37 und in den weiteren Monaten folgen adäquat weitere Aktivitäten. In Ergänzung hierzu werden nun tatsächlich abgeschlossene Aktivitäten getrackt. Im Februar waren insgesamt 30 abgeschlossen, im März 35, etc.
Wie interpretiert man diese Informationen?
Aus den Kennzahlen und dem Verlauf des Charts lassen sich nun einige Rückschlüsse ziehen:
Relevant ist zunächst der aktuelle Monat. Angenommen es ist der Mai. Nun wissen Sie sofort, dass eigentlich bereits 52 Aktivitäten abgeschlossen sein sollten. Es wurder aber erst 36 abgeschlossen. Sie hinken also hinterher.
Der Zeitplan verzögert sich, Tendenz steigend! Hingen im Februar nur 3 Aktivitäten der Planung hinterher, sind es im Kontrast hierzu im Juli schon ganze 18 Aktivitäten, die sich verzögern und noch nicht abgeschlossen sind.
Diese High Level Darstellung erlaubt Ihnen also, die grundsätzliche Entwicklung in Ihrem Projekt schnell zu erkennen, ohne sich in Details zu verlieren. Handeln ist hier gefragt!
Was können Sie für Ihre Projekte mitnehmen?
Planen Sie Aktivitäten mit Planwerten für Start- als auch Endzeitpunkt. Bottom Up geht dies am einfachsten.
Ermutigen Sie Ihre Projektteilnehmer, Aktivitäten nach Fertigstellung in Falcon als abgeschlossen zu markieren. Verzögerungen und kritische Entwicklungen können über Status-Berichte kommuniziert werden - inkl. Red Flag! Anpassungen kann ein Admin sehr einfach in Falcon vornehmen, sodass die Planung auch wieder zum tatsächlichen Projektverlauf passt.
Definieren Sie einen Projektzyklus, bei denen eine regelmäßige Kontrolle des Projektverlaufs fester Bestandteil ist. So können Sie kritische Entwicklungen zeitnah identifizieren und effektiv gegensteuern. Unseren Best Practise finden Sie hier.